Щодня людина виконує різні справи, вирішує проблеми та генерує ідеї, щоб отримати якийсь результат та досягти успіху. А чи можна одержати той самий результат, але за коротший термін чи з меншими витратами, тобто. з більшою ефективністю? Звичайно можна, питання в іншому як? Спочатку розберемося, що таке ефективність.
У класичному економічному розумінні ефективність – це ставлення отриманого результату до витрат.
У виробничій сфері це синонім слова "продуктивність" - кількість виробленої продукції в одиницю часу.
Людина розробила безліч методів для ефективної діяльності. Вони потрібні для того, щоб швидше втілювати свої наміри та досягати особистих цілей. Чим краще людина знає чого хоче, тим краще застосування вона знаходить цими методами.
Ось кілька найуніверсальніших методів.
Організація особистих цілей та справ
Занадто зайняту людину в першу чергу цікавить організація особистих цілей та справ, які тиснуть, створюють стрес та повний бардак.
У книзі "GTD - Getting Things Done" (Мистецтво безстресової продуктивності) Девід Ален описує свій метод організації особистих справ. Він каже: «Сучасна людина споживає стільки інформації та робить стільки справ, скільки не робили наші предки за всю історію. Тому без чіткої системи він може просто потонути в них». Це створює «кашу» в голові та заважає сконцентруватися на фактичному виконанні справ, що значно знижує ефективність.
Пріоритезація особистих цілей та справ
Щоб зрозуміти які цілі та справи принесуть найбільш корисні результати, потрібно вміти визначати, які з них найважливіші, а які менш важливі. Для цього використовується розстановка пріоритетів – пріоритезація.
Найбільш об'єктивний та універсальний метод пріоритезації - це метод вагового ранжування за одним критерієм, що доповнюється багатокритеріальною моделлю вагового ранжування.
Набуваючи навичок пріоритезації, досягайте і виконуйте в першу чергу найвищі пріоритетні цілі та справи.
Концентрація на цілях
Людина завжди робить те, що думає. Якщо людина навіть не має думки про придбання автомобіля, то вона не почне заробляти на неї і не піде в автосалон. Якщо ж він думатиме про мету постійно, щодня, то підсвідомість сама рухатиме його до неї.
Про деякі цілі постійно нагадують оточуючі люди (про сім'ю, про відпустку тощо), але якщо хочеться чогось унікального (запустити новий проект, створити нову машину тощо), то без особистих зусиль щодо обмірковування та фокусування з цією метою вони ніколи не будуть досягнуті.
Якщо обмірковування мети приносить хвилювання та негативні думки – на неї не варто витрачати час та сили. Це добрий тест на істинність цілей.
Думайте про цілі у будь-який вільний час. Матеріалізуйте їх і найважливіші вішайте на чільне місце. Періодично робіть огляд списку особистих цілей.
Управління особистим часом
Після того, як цілі та справи організовані, можна розпочати підвищення ефективності використання особистого часу. Для цього застосовується хронометраж.
Записуйте час закінчення та короткий опис будь-якої справи протягом дня (наприклад, у блокнот). Будь-яка це була справа, треба фіксувати все. Кожній справі встановіть пріоритет, наприклад, від 0 до 2 (низький, середній, високий).
Пару разів на тиждень проведіть аналіз цих записів: підсумуйте тривалість усіх справ з різним пріоритетом. Подивіться, скільки часу Ви витрачаєте на низькопріоритетні справи. Якщо ця величина буде досить великою (загалом більше 2 годин на день), то відразу буде зрозуміло, наскільки неефективно Ви витрачаєте особистий час. Аналогічно для високопріоритетних справ — якщо в середньому витрачаєте менше 2 годин на день, то це також є ознакою низької ефективності.
Намагайтеся якнайменше часу витрачати на низькопріоритетні справи і якомога більше на високопріоритетні.
Тренування самодисципліни
Щоб гарантовано доводити справи до кінця і не зупинятися на півдорозі, потрібно постійно тренувати самодисципліну - це здатність елемента системи змусити себе робити дії для отримання результатів і досягати цілей, незалежно від перешкод, що виникають (проблем, потреб, поганого настрою, шкідливих впливів, ліні, відсутності мотиву чи стимулу тощо.).
Ідеальна самодисципліна - це самодисципліна системи, що дозволяє виконувати абсолютно всі заплановані дії для досягнення поставленої мети незалежно від будь-яких перешкод (проблем, впливів, потреб, поганого настрою і т.п.). Вона допомагає стати незалежним від самого себе, скинути зайвий вантаж із плечей та позбутися звички відкладати справи на потім.
Розвиток навичок
У процесі досягнення більшості цілей слід вивчати нові технології, методи, прийоми, інструменти, тобто. набувати знання та вміння (вирішувати проблеми). Якщо отримані знання та вміння використовуються часто, то потрібно з них розвивати навички:
Навичка - це вміння системи виконувати певні дії автоматично або підсвідомо, сформоване шляхом їх багаторазового повторення в певних умовах.
Вони грають роль автопілота, що допомагає прикладати мінімальні зусилля при виконанні дій, що часто повторюються.
Приклади навичок, корисних підвищення особистої ефективності: проактивність, організація і пріоритезація цілей і справ, комунікабельність, товариськість, стрессоустойчивость, скорочення, «сліпа» друк, іноземні мови.
Взаємозалежність
Ефективність значно підвищується, коли люди допомагають одне одному. Вони допоможуть Вам, якщо це допоможе досягненню їх цілей, тобто. за наявності взаємозалежності. Це соціальний симбіоз, у якому ефективність спільної роботи завжди вища, якщо примус замінюється взаємною довірою.
При взаємозалежності потрібна навичка спілкування. Зустрічаючись з новими людьми, кругозір помітно розширюється, з'являються ідеї та ресурси для досягнення особистих цілей.
Делегування
Якщо виконання справи потрібні знання чи вміння, якими не володієш, тобто. є проблемою, краще його делегувати людині чи організації, які цю проблему вже вирішили, тобто. більш компетентні у цій справі.
Делегування не впливає на особисту ефективність безпосередньо, але значно прискорює процес досягнення мети.
Делегувавши справу, звільняється особистий час, який можна витратити інші важливі справи. Але делегування потребує витрат інших ресурсів (грошей, устаткування, організації системи контролю над виконанням справ тощо.)
Підвищення особистої ефективності не просто прискорює процес досягнення цілей, а дозволяє досягати їх швидше за інших людей, що яскраво виділяє Вас серед них.
Це підвищує особисту конкурентоспроможність, яка дозволяє отримати доступ до нових ресурсів для досягнення більш складних і великих цілей, наприклад, реалізувавши проект швидше за конкурентів, обійнявши більш високу посаду або влаштувавшись на роботу в більшу організацію.
Бізнесмени говорять про конкуренцію так: "запізнився на хвилину - запізнився назавжди". Тому ніколи не припиняйте підвищувати особисту ефективність, інакше хтось інший виділиться яскравішим за Вас і отримає на досягнення своїх цілей ті ресурси, які могли дістатися Вам.
І якщо Ви все-таки хочете не просто підвищити свою особисту ефективність, а дійсно перетворити її на невід'ємну особисту навичку, то ми запрошуємо Вас на 3-місячний коучинг «Особиста ефективність», який починається вже 26 вересня.
Персональна ефективність- Під персональною ефективністюможна розуміти цілу комплексну стратегію, яка дозволить досягти успіхів у мережевому маркетингу, а також стати успішнішою у бізнесі та прямих продажах.
Чому одні люди досягають вершин у МЛМ, а інші йдуть з мережевого бізнесучерез пару-трійку місяців постійних невдач? Серед головних факторів успіху можна назвати особисту (персональну) ефективність- щоденну роботу над підвищенням своєї результативності, що дозволяє як грамотно ставити бізнес-мети, а й домагатися їх.
Що таке персональна ефективність?
Незважаючи на те, що єдиного наукового визначення особистої ефективностіне існує, коротко її можна охарактеризувати трьома основними поняттями.
1. Усвідомленість у всьому - мабуть, найголовніше правило, яке допоможе стати ефективнішим у бізнесі. Очевидно, що справжнього успіху в мережевому маркетингудомагаються люди, які продумують кожен крок і чітко усвідомлюють його значущість. У той же час комерсанти, які бездумно йдуть чужим шаблонам і бізнес-планам, вкрай рідко виходять на вражаючі фінансові показники.
2. Управління особистими ресурсами. Можна сміливо сказати, що це пункт випливає з попереднього. Усвідомлена людина цінує не тільки кількість грошей, що вкладаються і заробляються. Крім іншого, йдеться про такі безцінні ресурси, як час (причому як робоче, так і особисте) або здоров'я.
3. . Успішні мережевики добре знають про те, що головна складова бізнесу та торгівлі – це люди. Вміння оточити себе «правильними» людьми – ще один компонент персональної ефективності. Втім, ми ще поговоримо про це детальніше.
5 правил, які дозволять стати ефективнішими у бізнесі
Персональна ефективність- цілком вимірна якість, і, отже, дуже важливо постійно працювати над підвищенням такого показника. Бажаєте «прокачати» власні бізнес-таланти? Професіонали, які досягли справжнього успіху в мережевому маркетингу, одноголосно радять дотримуватися кількох простих правил.
1. Навчіться розставляти пріоритети
Уміння відокремлювати основні цілі від другорядних багато в чому визначає персональну ефективність людини як робить перші кроки в мережевому маркетингу, так і вже досяг певних успіхів. Тут можна згадати знаменитий закон Парето, або «Принцип 20/80», згідно з яким лише 20% всіх зусиль, що додаються, гарантують 80% результату, у той час, як інші 80% дають лише 20% результату. Залишається досвідченим шляхом навчитися визначати ті заповітні 20%, які й дозволять стати ефективнішими в бізнесі.
2. Плануйте
Попередній принцип нерозривно пов'язаний з іншим важливим моментом – грамотним бізнес-плануванням. Робота в хаосі та невизначеності – основний ворог особистої ефективності, і з цієї причини ми радимо навчитися складати списки справ (To-Do-List) ще на початку побудови кар'єри успішного продавця.
Золоті правила тайм-менеджменту свідчать, що великі завдання потрібно максимально «дробити» на дрібні, а нескінченно довгі списки замінювати якомога лаконічнішими (пам'ятаєте про принцип Парето!). Ми також рекомендуємо відмовитися від мультизадачності, оскільки прагнення робити «все і відразу» (одна з поширених помилок новачків) найчастіше призводить до відсутності результату і сприяє накопиченню втоми.
Навчіться складати не тільки короткострокові списки справ (на день або тиждень), але й мислити масштабніше - в арсеналі досвідченого бізнесмена завжди є чіткий план дій у довгостроковій перспективі (як мінімум на найближчий рік).
3. Вчіться!
Персональна ефективністьнеможлива без самоосвіти та саморозвитку. Успішні люди ніколи не перестають вчитися і вдосконалювати власні знання та практичні вміння - причому далеко не тільки у сфері бізнесу та прямих продажів. Не нехтуйте можливістю відвідати черговий тренінг чи семінар, відкривши для себе нові горизонти.
Пам'ятайте: у XXI столітті життя змінюється з космічною швидкістю, і на плаву залишаються лише люди, які вміють навчатися, переучуватися та гнучко підлаштовуватись під мінливі обставини.
4. Читайте якнайбільше хорошої бізнес-літератури
Як визнають практично всі бізнес-лідери зі світовими іменами, читання займає одне з головних місць у їхньому робочому розпорядку. Так, мультимільярдер і засновник Facebook Марк Цукерберг читає по одній бізнес-книзі на тиждень, а Ілон Маск, який вже став легендою, називає читання найшвидшим способом навчитися новому і стати ефективнішим у бізнесі.
5. Тягніться до кращих
Як ми вже писали, прагнення оточити себе успішними людьми – один із дієвих способів підвищити особисту результативність. Відомо, що людину багато в чому «робить» її оточення, і це головна причина, з якої вам уже сьогодні потрібно подбати про те, щоб якнайшвидше позбутися негативного впливу і почати спілкуватися з успішними колегами.
Не бійтеся заводити знайомства: дуже часто нові люди приносять нові можливості, про які ви раніше не підозрювали.
І ще кілька секретів
Насамкінець хотілося б дати ще пару рекомендацій, які найкраще вплинуть на персональну ефективність.
Намагайтеся за будь-якої можливості залишити зону комфорту.
Раз і назавжди скажіть "Ні!" ліні та прокрастинації.
Навчіться відпочивати.
Розвивайте ораторські здібності та комунікабельність.
Займіться спортом.
Особиста ефективність – це здатність швидко та ефективно робити свою справу. Це твердження однаково справедливе представникам всіх професій. Як організувати роботу, щоб усе встигати, не відволікатися та досягати максимального результату.
Що значить ? Це здатність швидко та якісно робити свою справу. І не важливо, хто ви – бізнес-вумен, топ-менеджер, викладач чи молода мама, яка сидить у декреті.
Будь-яка робота важлива і повинна бути так організована, щоб виконуватися без тяганини. Тоді і час для себе знайдеться, і радість життя відчуватиметься повною мірою.
Бачу мету
Інтернет рясніє порадами, як підвищити особисту ефективність. Психологи вважають, що насамперед потрібно усвідомити мету. Про яку особисту ефективність може йтися, якщо не ставити перед собою завдання, ні до чого не прагнути! Яку ефективність має розвивати в собі дамочка, чия діяльність зосереджена у напрямку перукарня-шопінг-ресторан?
Тож подумайте, чого ви хочете досягти – підвищення зарплати, вищої посади? А може, відкрити філію своєї фірми в іншому місті? Чи навчити дитину читати? обравши мету, необхідно мобілізувати свої ресурси, в першу чергу інтелектуальні, і почати рухатися до неї (див. « ). Отут і доведеться паралельно працювати над собою, розвиваючи своє вміння діяти продуктивно.
Готуємось до роботи
Між порядком на робочому місці та ефективністю праці існує пряма залежність. Хіба що люди творчих професій можуть творити в обстановці хаосу серед нагромадження речей, і то далеко не все.
Це важко пояснити, але чистота, акуратність «середовища» просвітлюють розум, надають руху розумовий процес. Тому завжди перед роботою окиньте поглядом свій кабінет або робочий стіл, приберіть все зайве, зітріть пил, провітріть приміщення та беріться за справу.
Складаємо плани
План – основа самоконтролю. Він допомагає структурувати свою діяльність. І не треба боятися, що план заганятиме вас у свої жорсткі рамки. Це ви самі створили його, а не навпаки. За бажання будь-який графік можна скоригувати: посилити або, навпаки, послабити. Натомість, подолавши черговий етап, ви почуватиметеся переможцем.
Дехто, до речі, планує щодня. І в цьому є свій сенс. Візьміть за правило щоранку записувати, що ви повинні зробити. Накинувши список завдань, виберіть із них першочергові. Головна перевага планування – ви ясно побачите пріоритети. Адже навіть якщо ви впишете в денний план 10 завдань, навряд чи ви зможете їх виконати без шкоди для справи та власного здоров'я.
Не можна хапатися за все – робочий день нерозмірний. У вас має вистачити часу і на роботу, і на особисте життя, і на відпочинок. Тому в список завдань на день запишіть 5-6 невідкладних справ, а менш термінові та важливі перенесіть на кінець тижня чи навіть місяця.
Ви не уявляєте, наскільки підвищиться ваша продуктивність.
Працюємо поетапно
Набагато легше виконувати завдання, розбивши його на окремі етапи. Так у вас, окрім однієї великої мети, з'явиться багато міні-цілей. Для кожної також необхідно встановити чіткі часові рамки. Можна навіть увімкнути таймер.
Психологи рекомендують спочатку виконувати найскладнішу і, можливо, не найприємнішу роботу. Після чого перейти до того, що вам найбільше подобається, що дозволить швидко закінчити заплановане на день. Хоча деякі фахівці, навпаки, радять починати з приємнішого, завдяки чому ви легко увійдете до робочого ритму і успішно впораєтеся з усім обсягом намічених справ.
Дотримуємося правила 80/20
Або правило 80/20 допомагає оцінити ефективність будь-якої діяльності. А полягає це цікаве правило в тому, що 20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль допомагають досягти лише 20% результату. Значить, треба зрозуміти, що дасть найбільший ефект, а які подальші дії будуть, по суті, зайвими.
Проаналізуйте всі свої завдання та визначте, які з них потрапляють у ті 20%, які дозволяють досягти 80% результатів. Після цього всі малозначущі обов'язки залиште побіч, приділивши увагу тим, які дійсно впливають на ваш успіх.
Встановлюємо останні терміни
Хоча ми й зазначали вище, що план не повинен заганяти нас у жорсткі рамки, проте крайні терміни все ж таки корисно встановлювати. Якщо ви раптом розслабитеся, а таке може статися з кожним! - І проробите пару днів, не біда. Останні терміни не дозволять вам остаточно занапастити план дій.
За кілька днів до критичної дати ви схаменуєтеся, напружитеся і успішно закінчите важливу справу. Багато хто, напевно, помічав за собою здатність під час дедлайну досягати високої продуктивності праці. Втім, якщо ви і не думали зменшувати темпи роботи, знання крайніх термінів дозволить розумніше розподілити сили і час.
Відволікаємось за планом
Скільки разів давала собі слово: з самого ранку зі свіжою головою відразу ж розпочати роботу, а не дозволити собі «трошки» почитати новини в Інтернеті та відповісти на електронні листи. Нічого не виходить! У результаті тридцять цінних хвилин робочого часу випаровуються невідомо куди.
Тепер ось, прошерстівши поради всіляких коучів, вирішила: до 12-ї години старанно працюю, а потім вже заварюю каву і як нагороду дозволяю собі хвилин 10-15 побродити в Інтернеті. Потім знову попрацювати – і знову поблукати… Тому що не можна цілий день тримати себе в їжакових рукавицях. Потрібно приносити собі маленькі задоволення, але в певний час і в розумних кількостях. Тоді і справа не страждатиме.
Відключаємо зв'язок
Мобільний телефон, безумовно, добре, але часом у нас розвивається залежність від нього. З ранку треба зателефонувати мамі, потім одній подрузі, другій, чоловікові, дитині, нарешті. Так і витікають цінні хвилини робочого часу. Тому психологи радять хоча б раз на тиждень просто відключати телефон. Нічого страшного не трапитись, пропущені дзвінки зафіксуються, зате ви попрацюєте з повною віддачею.
Не відволікаємось на дрібниці
Отже, мобільний телефон відключили, електронну пошту вирішили переглянути після дванадцяти… Але залишилися моменти, що ще відволікають. Наприклад, куріння чи розмови зі співробітниками. Так ось, із цигарками взагалі краще розлучитися, а від непотрібних розмов врятують навушники з тихою музикою.
Якщо ж у вашому розпорядженні окремий кабінет, запріться на пару годин і в такий спосіб врятуєтеся від непроханих гостей, які бажають разом з вами випити кави та поспілкуватися. Але якщо у вас віддалена робота і ваш кабінет – це куточок у вітальні чи спальні, попередьте домочадців, щоб вас не турбували.
Підвищуємо кваліфікацію
Потрібно знати все, що відбувається у вашій сфері діяльності. Але для цього не потрібно усі вихідні пропадати в бібліотеці або не відходити від домашнього комп'ютера.
Фахівці довели: якщо поставити собі завдання за місяць прочитувати одну книгу за спеціальністю, то за рік таких книг набереться 12! А це достатньо для того, щоб бути, як то кажуть, у темі: знати, в якому напрямку розвивається галузь, які нові розробки з'являються, які проблеми вирішуються.
Знаходимо мотивацію
Без мотивації важко розраховувати на успіх у будь-якій справі. Потрібно любити те, чим займаєшся – ось наш головний мотиватор. Однак часом його виявляється недостатньо. Багато хто переживає невмотивовані спади активності, сезонні періоди поганого настрою, фізичної втоми. Це нормально. Організм не може функціонувати як автомат. Іноді нам потрібна підзарядка. І тут кожен сам має дізнатися, що саме йому допомагає відновити продуктивну працездатність.
Наприклад, один коуч поділився в Інтернеті своїм способом тримати себе в тонусі. Він плаває по годині в басейні двічі-тричі на тиждень. Після заняття почувається повним сил, оновленим, фізично та емоційно готовим до важкої роботи.
Цей же психолог радить щоразу, коли ви відчуваєте, що внутрішній вогник ось-ось згасне, запитати себе: навіщо ви робите цю роботу? Що ви отримаєте завдяки їй? Робота може бути рутинною, але результат – мотивуючим. Подайте його, візуалізуйте, і справа піде.
Взагалі, як виявилося, дуже багатьом допомагає, як то кажуть, тримати спину фізична активність, танці. Деяких налаштовує на робочий лад музика.
Правильне харчування також дуже важливе. Якщо ви весь день перекушуєте печивом, шоколадом та іншим фаст-фудом, то нервова система виснажується, і мотивація кудись зникає. Тому свою функціональність підвищуємо корисною їжею: беремо із собою на роботу каші, горіхи, фрукти, нежирне м'ясо. П'ємо зелений чай та воду.
А ще вчимося забувати вдома про роботу. Мозку, нервовій системі необхідний повноцінний відпочинок, тобто перемикання на книги, кінофільми, спілкування з близькими та друзями. І тоді кожен день ви будете готові з ще більшою старанністю втілювати свої наполеонівські плани.
Що таке особиста ефективність? Якщо коротко, то це навичка швидкого та ефективного вирішення завдань. І не має жодного значення, до якої галузі вони належать: навчанню, роботі, хобі, спорту, особистому життю чи чомусь ще. Особиста ефективність дозволяє так організовувати будь-яку свою діяльність, що вдається встигати все, витрачати мінімальний час і досягати максимальних результатів. Цю здатність можна розвивати, і це не так складно, як може здатися на перший погляд.
Методи підвищення особистої ефективності
На важливо, ким ви є на даний момент: домогосподаркою чи мамою трьох дітей, програмістом чи менеджером, спортсменом чи підприємцем, студентом чи фрілансером, думаємо, ви погодитеся, що будь-яку роботу та справи необхідно вибудовувати так, щоб вони виконувались без тяганини. Ну і щоб залишався час на відпочинок, здоровий сон, заняття улюбленими справами та задоволення від життя.
Якщо вас цікавить, як навчитися цьому, почніть користуватися методами, наведеними нижче. Спробуйте дотримуватися рекомендацій хоча б 2-3 тижні, і ви побачите чудові зміни у собі.
Постановка цілей
З думкою якого б експерта з підвищення продуктивності ви не знайомилися, у його рекомендаціях завжди буде пункт – ставити цілі. Це однозначно правильно: яка взагалі може бути особиста ефективність, якщо людина не ставить собі ніяких завдань і не прагне нічого досягти?
Якщо хочете стати по-справжньому ефективною людиною, знайдіть час і серйозно подумайте про те, чого ви хочете досягти через тиждень, місяць, рік, кілька років. Можливо, вас цікавить кар'єрне зростання чи відкриття своєї справи, можливо, ви хочете присвятити життя вихованню дітей чи духовному розвитку.
Коли вам будуть зрозумілі ваші цілі, вам набагато простіше мобілізувати свої інтелектуальні та енергетичні ресурси, щоб почати рух у потрібному напрямку. Крім того, для цього вам просто необхідно приступити до активної роботи над собою і розвивати здатність до продуктивних дій.
До речі, не буде зайвим, якщо ви почитаєте парочку наших матеріалів на цю тему, а саме статті «» та «». Цілком ймовірно, після їх прочитання ви зможете краще зрозуміти самих себе і відповісти хоча б на частину фундаментальних питань, які має ставити собі кожна людина.
Планування
Що таке план? Це не просто список справ або покрокова схема досягнення тієї самої мети. План можна безперечно назвати тим, на чому ґрунтується самоконтроль, адже він сприяє структуруванню будь-якої діяльності.
Однак багато людей сприймають плани в багнети, вважаючи, що вони заганяють їх у якісь рамки. Але вважати так помилково, адже плани створюють самі люди, і вони можуть підлаштувати їх під себе та особливості свого життя. А за необхідності будь-які графіки та плани цілком можна коригувати та змінювати – спрощувати чи ускладнювати.
Інша цінність планування полягає в тому, що виконання навіть одного невеликого пункту плану дарує відчуття перемоги, в тому числі над собою. А найефективніші люди взагалі займаються щоденним плануванням, вносячи до своїх планів усі справи, завдання, зустрічі і навіть розваги.
Але майте на увазі, що планування – це навичка, якій потрібно вчитися. Для початку достатньо накидати на папері невеликий список завдань на день або, наприклад, кілька проміжних етапів у досягненні основної мети і почати їх виконувати. Але згодом це стане надто легко та не цікаво. Тому доведеться освоювати професійніші підходи.
Про те, як правильно планувати та розставляти пріоритети, ми розповідали в наших статтях « », « », « » та « ». Повірте: навчившись планувати грамотно, ви почнете майстерно контролювати своє життя і станете набагато продуктивнішим.
Підготовка до роботи
За яку б справу ви не бралися, завжди потрібно дбати про порядок, адже між ним та ефективністю дій існує прямий взаємозв'язок. Далеко не кожна людина здатна працювати безладно, навіть якщо вона творча.
Перед тим як розпочати роботу або навчання, постарайтеся зробити так, щоб місце, де ви працюєте, було в чистоті та порядку. Розподіліть все по своїх місцях, позбавтеся непотрібних предметів і сміття, очистіть робочий простір.
Пам'ятайте, що порядок, по-перше, систематизує думки, а по-друге, суттєво скорочує час на пошук чогось потрібного, адже ви достеменно знаєте, де це знаходиться, і можете швидко це знайти. І ще дещо: обов'язково провітрюйте приміщення, щоб мозок не відчував нестачі кисню.
Покрокова робота
Якби вам було потрібно з'їсти слона, як би ви вчинили? Розсудивши логічно, ви, швидше за все, порізали б його на дрібні шматочки, чи не так? Так само справи і з серйозними завданнями - набагато легше і швидше їх виконувати, поділяючи на кілька невеликих етапів і роблячи між ними перерви.
Якщо у вас є великий проект, розбивайте його на міні-проекти, а якщо поставили собі довгострокову мету, поділяйте її на проміжні цілі. Причому, на думку психологів та тренерів з особистої ефективності, спочатку потрібно вирішувати найскладніші завдання, а також не найприємніші.
Після того як виконані складні та неприємні справи, можна спокійно переходити до простих та приємніших. Такий підхід дозволяє негайно робити те, що необхідно, і швидше закінчувати заплановане на день. А ще для правильної покрокової роботи є відмінний інструмент – і ми радимо вам з нею познайомитися.
Встановлення дедлайнів
Планування може бути гнучким, але терміни виконання завдань у вас все ж таки повинні бути, т.к. вони допомагають не вибиватися з графіка і накопичувати великі обсяги завдань. Але не менш важливі і дедлайни - крайні терміни, в які ви повинні зробити ту чи іншу справу.
Навіть якщо вам захочеться розслабитися, відпочити і понеділятися (що, до речі, теж іноді корисно, адже тілу і мозку потрібні розвантаження і час на відновлення), в цьому немає нічого страшного. Зате наявність дедлайн не дасть вам запустити справи, т.к. він діятиме, наче будильник. Плюс так ви зможете більш оптимально розподіляти час та навантаження.
Багато людей також відзначають ще один позитивний ефект контрольних термінів - якщо до справ приступати, коли час вже підтискає, можна досягти більш високої продуктивності, особливо, якщо ви несете відповідальність не тільки перед собою, а й перед іншими людьми, наприклад, перед замовником.
Принцип Парето
Докладно ми писали про принцип Паретов, так що тут лише вкажемо на суть. Цей принцип, відомий також як правило 80/20, дозволяє оцінювати та підвищувати ефективність будь-якої роботи. Говорить він про те, що 20% зусиль дають 80% результату, а 80% зусиль дають лише 20% результату.
Це означає, що ви повинні зрозуміти, які з ваших дій є найбільш ефективними, а які нехай і не зайвими, але не такими вже «долоносними». Для цього необхідно проаналізувати свої справи та визначити ті, що належать до 20% найважливіших – дають 80% результату.
Як тільки ви це зробите, решту 80% справ можна сміливо віднести до менш пріоритетних. Їх можна виконувати в останню чергу або взагалі делегувати – перепоручати іншим людям. Про те, як робити це грамотно, ви дізнаєтесь зі статті «Статті».
Відпочинок за розкладом
Поширене явище – коли людина начебто збирається розпочати роботу і, наприклад, сідає за комп'ютер, але вирішує допити кави та приділити 5-10 хвилин перевірці пошти чи відвідуванню соцмереж. У результаті 30-40 хвилин (а то й більше) йдуть марно, а робота так і не починається.
Потім те саме відбувається в обідній час і пізніше: людина постійно дає собі 5-10 хвилин на відпочинок, але втрачає набагато більше часу. Безумовно, відпочивати треба, але робити це необхідно у чітко встановлений час, щоб не вибиватися з графіка та не ставати жертвою
Наша вам порада: розподіляйте робочий час так, щоб 50 хвилин йшло на роботу, а 10 хвилин – на відпочинок. Ретельно стежте за часом і не дозволяйте собі відволікатися більше, ніж належить. Інша важлива рекомендація: насамперед вранці приступайте до роботи – запускайте процес. Так слідувати наміченому плану буде набагато легше.
"Ні!" стороннім справам
Навіть якщо ви маєте намір працювати за суворим планом, завжди можуть залишатися відволікаючі фактори. З одного боку, це дрібниці, але з іншого – через них також може витрачатися левова частка часу. Сюди відносяться перекури, смс, та сама електронна пошта, бесіди на відсторонені теми з колегами тощо.
Щоб підвищити свою ефективність, навчитеся робити так, щоб дрібниці вас не відволікали. Поставте телефон на беззвучний режим, попросіть колег вас не відволікати, закрийте всі непотрібні вкладки в браузері, приберіть з робочого столу те, що може відводити вашу увагу у бік від основної діяльності, і т.д.
Не переживайте, адже всі несуттєві та приємні справи ви завжди зможете зробити під час невеликих перерв, обіду чи після роботи. А ще краще, якщо спеціально для всього це ви виділятимете пару годин часу ввечері – коли головні завдання дня будуть виконані, і ви зможете із чистою совістю зайнятися тим, чим хочеться.
Пошук мотивації
Не маючи мотивації щось робити, ви нічого не досягнете. Головним мотиватором, як правило, є любов до своєї справи. Але навіть її іноді не вистачає. Бувають і незрозумілі перепади в активності, і перепади в настрої, і стреси, і втома. Все це – звичайно, адже людина – не робот.
Однак, у ваших силах вплинути на власну активність. Для цього просто потрібно знати, що саме надає вам сил і змушує працювати та діяти. Це може бути прогулянка на свіжому повітрі, читання цікавої книги, спілкування з коханою людиною чи ще щось. А можна просто згадати про свої цілі та освіжити в пам'яті, заради чого взагалі ви працюєте.
Чимале значення для мотивації мають також і здоровий сон. Не варто перебиватися протягом дня бургерами та цукерками, т.к. вони виснажують нервову систему. Краще повноцінно обідати і час від часу перекушувати фруктами та горіхами, пити більше води та зелений чай.
Що стосується сну, то рекомендується спати не менше 8 годин на добу - саме такий час потрібний організму для повноцінного відпочинку. Для особливо зайнятих людей існують, але нехтувати сном у жодному разі не можна. Будете достатньо спати і їсти нормальну їжу - завжди будете наповнені енергією для нових звершень.
Подолання страху та ліні
Лінь - це велика перешкода на шляху до особистої ефективності та успіху, так само, як і страх, особливо страх змін. Коли людина боїться, вона втрачає самовладання і тверезість мислення, а також стабільність, яка найчастіше служить гарантом успішного та повноцінного життя.
Але якщо з лінощами цілком можна боротися самостійно (почитайте статтю «»), то ось страх змін подолати поодинці набагато складніше. І багато людей виправдовують свою нездатність з ним упоратися своїм віком.
Якщо ви молоді, зважитися на щось нове для вас набагато простіше, але якщо вам уже, припустимо, за 30 або за 40, у голові вже виникають думки про те, чи варто щось змінювати, чи здатні ви почати жити новим життям. (Як не дивно, безліч людей замислюються про особисту ефективність саме в цьому віці).
Але ми вважаємо, що страх не повинен ставати на заваді. І тому, що навіть у зрілому віці можна досягти успіху, є чимало прикладів. Почитайте, наприклад, про Харрісона Форда, Сьюз Орман, Генрі Форда, Джоан Роулінг, Рее Кроке - всі вони зважилися на зміни вже після 30 і 40 років, а сьогодні про них знає весь світ.
Але не важливо скільки вам років. Ви не повинні дозволяти лінощі та страху робити себе менш активним, гнучким і податливим. У жодному разі не можна зупинятися у розвитку ні після школи, ні після закінчення інституту, ні після працевлаштування, хай навіть воно цілком успішне.
Займайтеся особистісним розвитком, отримуйте нові знання та опановуйте нові навички, тренуйте мозок – це стане гарантом вашого інтелектуального та професійного зростання, а також прекрасним способом завжди залишатися енергійною людиною. А про те, як долати страхи, можна дізнатись з наших статей «» та «».
Вихід із зони комфорту
Ця тема безпосередньо пов'язана зі страхом. Зона комфорту – це умови, в яких звикла існувати (жити, працювати, проводити час тощо) людина. І найчастіше саме вона не дає йому добиватися нових результатів, причому якщо він не може вийти за звичні рамки в чомусь одному, то й в іншому це не вийде, т.к. формується певне ставлення.
Але якщо ви хочете максимально активізувати свій потенціал, вам так чи інакше доведеться вийти за знайомі вам кордони. Так, зона комфорту сприяє спокою і навіть певною мірою щастя, але в той же час змушує тупцювати на місці і відчувати, що в житті все-таки щось не так.
Успішні та ефективні люди ніколи не зупиняються на досягнутому та прагнуть свою зону комфорту розширювати, адже це дозволяє їм рухатися вперед, розвиватися. Так само повинні робити і ви, якщо, звичайно, дійсно вирішили досягати успіху і перевершувати себе.
Не будемо сперечатися, що виходити із зони комфорту може бути нелегко. Тут набуває чинності і лінощі, і страх невдачі, і сумніви, і вплив людей. Але потрібно зрозуміти, що саме це не дає вам розкритися та почати використовувати свої реальні можливості. Якщо вам вдасться відсунути ці перешкоди на другий план, ваша зона комфорту поступово розшириться.
Більш повноцінно й об'єктивно ми розкриваємо цю тему у статті « », а про те, як навчитися з неї виходити, – у статті «». Настійно радимо з ними ознайомитись, т.к. в них міститься маса корисних для життя та підвищення особистої ефективності рекомендацій.
Самоосвіта
Ви, мабуть, і самі вже зрозуміли, що немає одного способу підвищення особистої ефективності. Насправді, це серйозна робота над собою, і робота комплексна. Сюди входить все, про що ми вже говорили, плюс систематична самоосвіта та розширення своїх знань.
Самоосвіта стосується не лише навчання чи професійної сфери, а взагалі всього життя. Читання книг, вивчення історії та сучасних тенденцій у різних галузях, знайомство з та особливостями мотивації, навчання поводженню з грошима та відмова від непродуктивних звичок, та багато іншого.
Чим більше інформації ви вбираєте (природно, фільтруючи її та відкидаючи зайве), чим більшому ви вчитеся, чим більше здатні застосувати і зробити, тим потужнішим і продуктивнішим ви стаєте як особистість. Це називається максимізацією свого потенціалу. Тому одне з основних правил – постійний та всебічний розвиток.
Все перераховане вище можна віднести до основних методів, що дозволяють людині стати більш ефективним. Якщо ви почнете використовувати навіть кілька з них, ви гарантовано станете організованішими, дисциплінованішими та продуктивнішими. Але є ще щось, про що ми хотіли б сказати, – це вироблення навичок високоефективних людей.
Звички високоефективних людей
Взагалі, є три хороші та корисні звички, які допоможуть вам підняти свою ефективність на новий рівень. Перша – це вміння доводити до кінця будь-яку розпочату справу. Друга - відпрацювання всіх своїх дій щодо досягнення потрібного результату до автоматизму. І третя - наполеглива робота над собою без будь-яких поблажок.
Але є й інші важливі звички, варті уваги. Про них твердять майже всі успішні та видатні люди, серед яких і всесвітньо відомий американський письменник, бізнес-тренер та професіонал у сфері особистої ефективності Брайан Трейсі. Саме з його переліком важливих звичок ми хочемо вас познайомити.
На думку Браяна Трейсі (і згідно з розробленою ним системою), люди повинні складати списки цілей і перетворювати їх на конкретний план дій, щоб розуміти не тільки те, що їм потрібно, а й те, як і за допомогою чого до цього можна прийти. Але трохи конкретизуємо сказане.
- обов'язково визначайте точні цілі та складайте їх списки:
- пріоритизуйте цілі та завдання – як поточні, так і довгострокові;
- займайтеся щоденним, щотижневим та щомісячним плануванням;
- визначайте свої першорядні завдання і не зволікайте у їх вирішенні;
- фокусуйтеся на результаті;
- якщо часу не вистачає, переносіть малозначущі завдання потім;
- поділяйте все, що плануєте зробити, на кілька категорій: важливе, потрібне, бажане та необов'язкове;
- аналізуйте та об'єктивно оцінюйте те, чого вже досягли;
- розділіть своє життя на області та визначте у кожній з областей по три основні завдання;
- перед виконанням дій ретельно їх обмірковуйте та готуйте;
- дотримуйтесь всіх намічених пунктів та етапів планів;
- регулярно самовдосконалюйтесь;
- розвивайте свої здібності та вдосконалюйтесь у їх застосуванні;
- об'єктивно визначайте свої недоліки та робіть усе, щоб їх усунути;
- організовуйте свої внутрішні резерви;
- стимулюйте та мотивуйте себе;
- відмовтеся від використання комп'ютера хоча б на один день на тиждень;
- розбивайте складні завдання на дрібніші;
- виконуйте найнеприємніші справи насамперед;
- оптимізуйте свій час;
- не відкладайте справи та доручені вам завдання;
- працюйте лише над одним завданням в один відрізок часу.
Сам Брайан Трейсі неухильно дотримується цих рекомендацій, і, напевно, саме це дозволило йому стати відомою і успішною людиною, яка може сміливо сказати, що вона гранично ефективна і його життя вдалося повною мірою. Більше того, своїми здобутками та ідеями він ділиться з людьми – за його плечима далеко не один бестселер. А ще у нас є відмінний матеріал про те, як ця людина керує своїм часом – «», який теж має сенс почитати.
Крім іншого ми радимо вам почати хоча б потроху відмовлятися від проведення нескінченних годин у соціальних мережах, а також переставати, адже ці речі стали справжнім бичем сучасної людини. Заперечувати їхню користь, звичайно ж, не можна, але й взаємодіяти з ними потрібно грамотно, а не аби як.
Резюме
Особиста ефективність служить основою успіху в будь-якій сфері життя, у будь-якій справі та починанні. Не працюючи над нею, ми ніколи не станемо дійсно успішними людьми, не досягнемо добробуту і не зможемо піднятися соціальними сходами, а залишимося звичайними обивателями з незрозуміло яким життєвим результатом.
Розглянуті нами методи підвищення особистої ефективності цілком прості і підійдуть будь-якій людині, але тільки від вас залежить, чи зможете ви отримати з них будь-яку користь. Так що подумайте про те, наскільки правильно ви використовуєте свій час, можливості та ресурси.
Ваша особиста ефективність буде вищою, якщо ви знайдете баланс між навантаженням та відпочинком, навчитеся розставляти пріоритети та фокусуватися на конкретних завданнях, а також якщо почнете виробляти в собі, що призводять не до залежності та зниження самооцінки, а до свободи та щастя.
Якщо тема для вас актуальна і ви потребуєте детального опрацювання навичок цілепокладання, планування, управління часом глобально – записуйтесь на курс «».
А в якості післямови ми вирішили представити вам цікаве відео з виступом експерта та консультанта з управління часом та особистої ефективності, творця гучного методу підвищення особистої ефективності GTD та автора приголомшливих книг Девіда Аллена. Приділіть перегляду годину свого часу. Ми гарантуємо, що це буде не марною його витратою, а цінною інвестицією у свій успіх та підвищення якості життя. Бажаємо вам благополуччя, процвітання та, звичайно ж, високої ефективності!